Optimum Gestion de Placements s'engage à fournir un système de traitement efficace et équitable pour toutes les plaintes qui lui seront formulées par une personne ayant un intérêt dans un produit ou un service fourni.

La présente politique relative au traitement des plaintes explique les mesures mises en place pour permettre à Optimum Gestion de Placements d'honorer cet engagement.

PERSONNE RESPONSABLE

Optimum Gestion de Placements a nommé un Directeur de la conformité afin d'instaurer une procédure qui encadre la réception des plaintes, la transmission de l'accusé de réception et des avis aux plaignants, la création du dossier de plainte, la transmission de ce dossier à l'Autorité des marchés financiers et la compilation des plaintes. Ceci en vue de l'élaboration et de la transmission d'un rapport semestriel à l'Autorité des marchés financiers.

TRAITEMENT DES PLAINTES

Tout employé d'Optimum Gestion de Placements avisé qu'il est saisi d'une plainte doit en informer le Directeur de la conformité.

Afin d'identifier rapidement toute correspondance pouvant potentiellement correspondre à la définition d'une plainte, il est à noter que tout courrier reçu, incluant ceux avec la mention spéciale « personnel et confidentiel » ou encore « au soin de », est ouvert par une personne désignée avant la distribution. Si une correspondance répondant à la définition d'une plainte est identifiée, la personne désignée doit immédiatement la transmettre au Directeur de la conformité ou, en son absence, au Président.

DÉFINITION D'UNE PLAINTE

Aux fins de la présente politique, une plainte constitue l'expression d'au moins un des trois éléments suivants :

1. Un reproche à l'endroit d'Optimum Gestion de Placements ou d'un de ses employés
2. L'identification d'un préjudice potentiel ou réel qu'aurait subi ou pourrait subir un client
3. La réclamation d'une mesure corrective

Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières d'Optimum Gestion de Placements et sans que le client n'ait porté plainte.

COMMENT PORTER PLAINTE

Dans la plupart des cas, vous devriez obtenir des résultats rapides de règlement  d'un différend en vous adressant à votre gestionnaire responsable de la relation client.

Il se peut toutefois que le problème ne soit pas réglé comme vous le souhaiteriez. Dans cette situation, vous pouvez communiquer par écrit avec le Directeur de la conformité de la façon suivante :

1. Décrivez brièvement la nature de votre plainte.
2. Indiquez-nous tous les détails pertinents ainsi que le nom des personnes avec
    lesquelles vous avez discuté du problème.
3. Précisez les démarches que vous avez déjà effectuées afin d'obtenir un règlement.
4. Communiquez-nous votre nom et vos coordonnées.
5. Expédier le tout par courrier à l'adresse suivante :

Directeur de la conformité
Optimum Gestion de Placements inc.
Bureau 1620
425, boul. de Maisonneuve Ouest
Montréal (Québec) H3A 3G5

CHEMINEMENT DE VOTRE PLAINTE

Dans un délai maximum de cinq (5) jours suivant la réception de votre plainte, le Directeur de la conformité vous fera parvenir un accusé de réception.

Le Président ainsi que les personnes concernées seront avisés de votre démarche.

Une enquête interne sera dirigée par le Directeur de la conformité. Dans le cadre de cette enquête, il se peut que nous devions communiquer avec vous afin d'obtenir plus d'information ou pour confirmer certains faits. Si tel était le cas, le Directeur de la conformité sera la personne désignée pour cette communication.

Si vous n'êtes pas satisfait de l'examen de votre plainte ou du résultat, vous avez droit, à tout moment du processus, de nous demander de transmettre une copie de votre dossier à l'Autorité des marchés financiers. Ces derniers pourront examiner le dossier et s'ils le jugent opportun, agir comme médiateur si les parties intéressées en conviennent.

Dans les 90 jours suivant la réception de votre plainte, le Directeur de la conformité vous informera du statut de la plainte.

SERVICE DE RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

S'il n'y a pas d'entente, malgré toutesles démarches entreprises et la collaboration des deux partis, Optimum Gestion de Placements s'engage à mettre à votre disposition le service de règlement des différends qu'offre l'Autorité des marchés financiers. L'autorité étudiera votre dossier et pourra recommander la médiation.

La médiation est un processus de résolution de problèmes qui se déroule à l'amiable. Au cours de ce processus, un médiateur choisi par l'Autorité vous aidera à parvenir, si possible, à un accord satisfaisant et Optimum Gestion de Placements en assumera les frais.

AUTRE ALTERNATIVE

Si vous ne parvenez toujours pas à une entente suite à la médiation, vous pourrez porter votre cause devant les tribunaux. Vous devez toutefois être conscient que les actions en justice sont parfois longues, onéreuses et difficiles. Elles ne vous garantissent pas d'avoir gain de cause.